KEAGENAN KAPAL

KEAGENAN  KAPAL

Definisi keagenan adalah hubungan berkekuatan secara hukum yang terjadi bilamana dua pihak bersepakat membuat perjanjian, dimana salah satu pihak dinamakan agen (Agent) setuju untuk mewakili pihak lainnya yang dinamakan pemilik (Principal) dengan syarat bahwa pemilik tetap mempunyai hak untuk mengawasi agennya mengenai kewenangan yang dipercayakan kepadanya.

A.    Pengertian Agen Kapal

-          Apabila suatu kapal berlabuh di suatu pelabuhan maka kapal tersebut memerlukan pelayanan dan mempunyai berbagai keperluan yang harus dipenuhi. Untuk memenuhi berbagai kebutuhan tersebut perusahaan pelayaran yang tidak mempunyai cabang disuatu pelabuhan akan menunjuk perusahaan pelayaran lain yang berada di pelabuhan tersebut sebagai agen.

-          Secara garis besar ada 3 jenis agen yaitu : General Agent, Sub Agent atau Agen dan Cabang Agen

1.      General Agent (Agen Umum)

Adalah suatu perusahaan pelayaran nasional yang ditunjuk oleh perusahaan pelayaran asing untuk melayani kapal-kapal miliknya selama berlayar dan singgah di pelabuhan di Indonesia

Contoh:   - Maersk Sea Line menunjuk PT.Djakarta Lloyd

    - Mocean Shipping menunjuk PT. Meratus Line, sebagai General Agent

Persyaratan sebagai General Agent :

a.       Perusahaan Pelayaran Indonesia yang memiliki kapal berbendera Indonesia berukuran minimal 5.000 GRT baik secara kumulatif.

b.      Memiliki bukti Perjanjian Keagenan Umum (Agency Agreement) atau Surat Keagenan Umum (Letter of Appointment)

2.      Sub Agent

Adalah suatu perusahaan pelayaran yang ditunjuk oleh General Agent untuk melayani kebutuhan kapal di suatu pelabuhan. Berfungsi sebagai wakil dari General Agent.

               Contoh : PT. Djakarta Llloyd sebagai General Agent Maersk Sea Line menunjuk PT. Meratus Line sebagai Sub Agent di Banjarmasin.

3.      Cabang Agen

Adalah cabang dari General Agent di suatu pelabuhan tertentu.

Contoh :  PT. Meratus Line yang telah ditunjuk sebagai General Agent oleh Mocean Shipping memerintahkan cabang-cabangnya yang ada di Indonesia untuk melayani keperluan kapal  Mocean Shipping yang singgah di pelabuhan tersebut.

Istilah-istilah di Keagenan Kapal :

1.      Booking Agent

Adalah perusahaan pelayaran atau forwarding yang ditunjuk untuk mengurusi muatan kapal dengan sistem liner

2.      Special Agent (Agen Khusus)

Adalah perusahaan pelayaran yang ditunjuk untuk melayani kapal dengan sistem tramper pada saat Charter di suatu pelabuhan untuk kegiatan bongkar-muat.

3.      Port Agent

Adalah perusahaan pelayaran yang ditunjuk untuk melakukan tugas-tugas di suatu pelabuhan. Port Agent dapat menunjuk Sub Agent di pelabuhan lainnya untuk mewakilinya. Port Agent tetap bertanggung jawab terhadap principalnya.

4.      Protectual Agent

Adalah agen yang ditunjuk oleh pencharter yang tercantum dalam Charter Party untuk mewakili kepentinganannya.

5.      Husbandry Agent

Adalah agen yang ditunjuk oleh principal untuk mewakili diluar kepentingan B/M, umpama hanya mengurus ABK, Repair, Supplier dll.

6.      Boarding Agent

Adalah petugas dari keagenan yang selalu berhubungan dengan pihak kapal. Biasanya Boarding Agent yang pertama naik ke kapal waktu kapal tiba dan terakhir meninggalkan kapal ketika kapal akan berangkat. (Dinas Luar Operasi)

7.      Cargo Handling Agent

Adalah Perusahaan Bongkar Muat (PBM) yang ditunjuk untuk melayani kegiatan bongkar-muat di pelabuhan.

8.      Istilah di PT. Meratus Line:

a.       Meratus As Agent (MAA) adalah Meratus Line beserta cabang-cabangnya ditunjuk sebagai Agen oleh perusahaan pelayaran yang tidak mempunyai cabangnya di suatu pelabuhan tertentu.

b.      Meratus As Principal (MAP) adalah  Meratus Line sebagai pemilik kapal menunjuk perusahaan pelayaran lain  sebagai agen untuk melayani keperluan kapal di pelabuhan dimana Meratus Line tidak ada cabang.

B.     Tugas Keagenan Kapal

1.      Tugas General Agent

Secara garis besar ada 2 jenis :

·         Tugas Keagenan Perizinan

Mengurus semua ijin-ijin di Dirjen Perhubungan Laut Jakarta, dikantor adpel dan PT. Pelindo sehubungan dengan penunjukan keagenan.

• Tugas Koordinasi yang meliputi :

a.       Koordinasi Operasi dan Pemasaran

-          Memastikan waktu sandar, lama B/M, estimasi keberangkatan dan melaporkan saat setelah sandar dan kegiatan B/M serta keberangkatan dengan jumlah muatannya.

-          Mencarikan muatan atau bila principal yang cari muatan maka Agen koordinasi dengan Shipper untuk mengatur semua keperluan yang berhubungan dengan muatan. Mengumumkan kedatangan kapal dan rencana berangkat dengan tujuan kemana saja, serta melaporkan kondisi muatan tersebut kepada principal.

b.      Koordinasi Keuangan

Mengumpulkan dan mencatat semua pengeluaran biaya dan tagihan kapal selama berada di pelabuhan. Karena tagihan dari pelabuhan sering terlambat, maka bagian Disbursement bertugas menyelesaikan tagihan-tagiahan yang belum selesai. Oleh karena itu agen memerlukan Advance Money yang cukup, terutama untuk kapal-kapal tramper sebab mungkin tidak singgah lagi.

c.       Penunjukan Sub Agent atau Agen

Untuk pelaksanaan tugas tertentu atau di pelabuhan tertentu, General Agent tidak melakukannya sendiri. General Agent akan memerintahkan cabangnya atau perusahaan lain sebagai agennya.

d.      Mengumpulkan disbursement pengeluaran kapal

Bagian disbursement mengumpulkan semua tagihan selam kapal di pelabuhan sampai dengan berangkat beserta bukti-bukti notanya, harus berkoordinasi denagn operasi dan keuangan.

e.       Koordinasi lain yang berkaitan dengan muatan dan dokumentasi.

2.      Tugas Sub Agent atau Agen

Secara garis besar ada 2 jenis :

a.       Pelayanan Kapal (Ship’s Husbanding) yang meliputi :

Pelayanan ABK, perbaikan atau pemeliharaan kapal, pemuatan kapal. (bunker, air, spare part dll)

b.      Operasi Keagenan (Cargo Operation) yang meliputi :

Clearance in-out, tambat, tunda, pandu tiba berangkat, pengawasan B/M, dokumen muatan.

C.    Organisasi Keagenan Kapal

1.      Di PT. Meratus Line, tugas bagian keagenan kapal dibawah Agency GM di Head Office baik MAA maupun MAP. Sedangkan pelaksanaa di cabang ditangani oleh Marine Operation Coordinator dibawah Kepala Operasi yang bertanggung jawab kepada Kepala Cabang setempat.

2.      Bila ditugaskan oleh principal untuk mencari muatan maka dilaksanakan oleh bagian Sales dan Customer Servicenya. Sedangkan urusan dokumen menjadi tugas bagian Dokumentasi In Bound/Out Bound

3.      Marine Operational bertugas antara lain meliputi :

a.       Clearance in-out

b.      Mencari tambatan dan proses sandar kapal sampai dengan keberangkatannya

c.       Melayani permintaan kapal air, rangsum, BBM, perbaikan dan keperluan kapal yang lain ke Rumah Sakit bila ada crew yang sakit.

d.      Memberikan supervisi kepada PBM dan mengontrol pelaksanaan B/M

e.       Membuat D.A. (Disbursement Account) dan laporan ke agency pusat dan principal.

f.       PBM dapat ditunjuk oleh principal, cargo owner atau agen.

g.      Bagian keuangan meneriama Advance dari principal, mengeluarkan biaya-biaya selama di pelabuhan.

h.      Memverifikasi atas nota disbursement dan mengirim ke principal.

i.        Membayar kekurangan disbursement ke agen yang ditunjuk (MAP).

j.        Bila agen ditugaskan untuk mencari muatan maka bagian keuangan melaksanakan freight Collection dan mengirimkan ke principal.

D.    Penghasilan Agen Pelayaran

1.      Pendapatan Agen Pelayaran dari jasa yang diberikan kepada kapal-kapal yang telah menunjuknya untuk melayani kegiatan kapal di pelabuhan agar akan mendapat call fee dari setiap kapal yang singgah dan juga mendapat komisi dari muatan yang akan dimuat ke kapal berupa persentase dari freight.

2.      Komisi dari kapal :

a.       Kapal-kapal keagenan (call fee dan komisi dari muatan).

b.      Kapal-kapal milik sendiri.

c.       Jasa order dari Perusahaan B/M (PBM) yang ditnjuk untuk B/M dari kapal keagenan/milik.

3.      Pendapatan usaha keagenan berupa :

a.       Komisi Sub Agent.

b.      EMKL.

c.       Haulage / trucking.

d.      Depot.

e.       Transhipment.

f.       Lain-lain.

  

E.     Dokumen Perdagangan

Salah satu tugas keagenan kapal adalah berkaitan dengan pengawasan dokumen, baik dokumen kapal maupun dokumen perdagangan.

Dokumen pelayaran yang umumnya digunakan adalah :

1.      Bill of Lading (B.L) atau konosemen

Adalah dokumen pelayaran yang berfungsi sebagai :

a.       Bukti bahwa barang telah dimuat di kapal.

b.      Dokumen hak milik dari pemilik barang (Document of Title).

c.       Kontrak angkutan (Contract of Affreightment).

d.      Dokumen jual-beli (Transferable Document).

e.       Bila hanya ditujukan kepada penerima maka B.L ini termasuk Non Negotiable, sedangkan bila diperdagangkan B.L ini disebut  Negotiable.

2.      Sea Way Bills

Adalah pengganti Ocean B.L yang sekarang ini sudah dianggap tidak memadai lagi. Way Bill tidak dapat diperdagangkan (Non Negotiable) dan dibuat untuk Consignee yang disebut didalamnya. Consignee dapat mengambil barang dengan menunjukkan Way Bill ini.

Keuntungan memakai Way Bill adalah :

a.       Consignee dapat mengambil barangnya tanpa Way Bill, asal dapat menunjukkan identitasnya. Memakai B.L tradisional tidak akan mungkin, hal ini dapat menimbulkan komplikasi karena keterlambatan penerimaan barang.

b.      Dapat dilakukan dalam pengiriman antar kenalan, dimana tidak ada resiko financial.

c.       Juga dapat dilakukan bila sudah ada saling kepercayaan dalam pengiriman dagangan.

3.      Manifest

a.       Cargo manifest merupakan dokumen yang menginformasikan tantang jumlah muatan di kapal untuk setiap satu pelabuhan tujuan.

b.      Freight manifest menerangkan tentang freight, surcharge dll.

c.       Manifest disiapkan oleh agen / perwakilan pengangkut namun dapat juga dikerjakan oleh freight forwarder bila harus berhubungan dengan Bea Cukai dan Pejabat Pelabuhan.

4.      Shipping Note

a.       Merupakan dokumen yang dibuat oleh Shipper ditujukan kepada Carrier untuk membooking muatan

b.      Merupakan tanda komitmen Shipper untuk meninggalkan muatannya dan juga digunakan untuk mempersiapkan B.L

5.      Delivery Order (D.O)

Adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak yang berkuasa menyimpan barang. Didalam mendapatkan D.O., Consignee telah melunasi : freight, biaya-biaya pelabuhan (THC, Storage, Dermaga, OPP / OPT)

6.      Mate’s Receipt

Adalah dokumen tanda terima dari pengangkut untuk menyatakan bahwa barangnya telah diterima di kapal dimana berfungsi untuk menukarB.L.

Disamping dokumen utama tersebut terdapat juga dokumen / formulir tambahan dalam pengawasan operasional kapal sewaktu dikerjakan oleh stevedoring dan dokumen-dokumen pergudangan.

7.      Laporan B/M Kapal

a.       Untuk Stevedoring

1.      Formulir Pre Arrival Meeting (PAM) untuk melaporkan pelaksanaan dan kesimpulan hasil meeting

2.      Laporan evaluasi operasional per-kapal

3.      Laporan B/M per-kapal

4.      Laporan operasional kapal-kapal

5.      Statement of Facts (SOF)

6.      Notice of Readyness (NOR)

7.      Laporan Claim

8.      Laporan Overcarried Cargo dan Shortage Cargo (bukan partai)

9.      Tally Sheet B/M, Stowage Plan, Bay Plan.

b.      Untuk Pergudangan

1.      Formulir-formulir yang sudah ditetapkan oleh PT. Pelindo (PPKB, SPKBM, KUB dll)

2.      CLL / CDL, EIR, Tally Sheet keluar/masuk barang, Surat Jalan

3.      Statement of Damaged Cargo, List of Short / Over Landed Cargo

 F.      Hubungan Keagenan Kapal dengan Bea Cukai

Ø  Khusus untuk kapal-kapal yang datang dari atau berangkat keluar negeri, agen harus mengurus Custom Clearance ke Bea Cukai yang memang bertugas mengawasi lalu lintas barang export dan import yang berhubungan dengan beanya.

Ø  Pada kedatangan kapal, agen harus menyerahkan Inward manifest ( import manifest), Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut (RKSP), Provision List dan Data Personal Effects dari crew kapal.

Ø  Pada keberangkatan kapal, agen juga harus mengurus Custom Clearance dengan menyerahkan export manifest (Entry Outward Manifest).

Ø  Muatan import maupun export harus ditimbun di lini I yaitu kawasan pelabuhan dibawah pengawasan Bea Cukai baik gudang maupun lapangan.

Ø  Sedangkan forwarding / EMKL mengurus dokumen import untuk ijin  pengeluaran barang dari pelabuhan dan dokumen export sebagai ijin dapat mengexport barang.

Ø  Bila ada muatan yang tidak dibongkar di pelabuhan itu karena untuk tujuan pelabuhan lain yang berikutnya juga harus dilaporkan manifestnya untuk diendorse.

G.    Prosedur Pemuatan dan Pembongkaran Muatan

Untuk kapal-kapal keagenan perlakuannya sama dengan prosedur melayani kapal milik didalam pelaksanaan kegiatan B/M. Namun harus koordinasi dengan Principal / Charterer serta mengikuti petunjuknya. Untuk keagenan kapal asing dan kapal-kapal yang muat barang export / import mengikuti peraturan Bea Cukai.

1.      Prosedur Bongkaran (Import)

Dokumen  barang bongkaran / import : manifest, copy B.L., Discharging List, Bay Plan / Stowage Plan.

Atas dasar dokumen tersebut, maka agen akan melakukan sebagai berikut:

a.       Memberitahu kepada para consignee; ETA kapal, kapan mulai / selesai bongkar. Tuntutan claim diajukan paling lambat 3 hari setelah selesai bongkar.

b.      Melaporkan kepada Bea Cukai.

c.       Consignee / EMKL mulai mengurus dokumen bongkaran terkait dan memproses D.O.

d.      Consignee / EMKL menyelesaikan kewajiban terhadap pelayaran seperti : freight, jaminan peti-kemas, doc. fee, THC dan biaya lainnya kalau ada. Kemudian D.O. diterima dan mengurus kewajiban di Bea Cukai mendapatkan Surat Jalan dari Bea Cukai.

e.       Mengurus proses pengeluaran barang di PBM atau gudang.

2.      Persiapan Barang Export

Shipper menyerahkan Shipping Instruction (S.I.) kepada agen.

S.I. memuat data sebagai berikut :

a.       Nama shipper, consignee dan notify address.

b.      Pelabuhan muat dan bongkar.

c.       Merk dan no. serta barang sesuai packing list, jumlah muatan, colli, berat dan volume.

d.      Nama kapal yang akan mengangkut.

e.       Pembayaran freight prepaid atau collect.

f.       Jumlah original dan copy B.L. yang dikehendaki.

g.      Copy Pemberitahuan Export Barang (PEB).

Atas data-data tersebut agen membuat draft B.L disampaikan ke Shipper, bila sudah disetujui maka dibuat B.L asli.

3.   Document For In / Out Clearance

a.   Sebelum kapal tiba di pelabuhan, agen menyiapkan dokumen-dokumen sebagai berikut :

      1.   PKKA (Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing)

      2.   PPKB (Permohonan Pelayaran Kapal dan Barang)

      3.   RKSP (Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut)

      4.   Memorandum pemeriksaan dokumen kapal

      5.   Letter of Appointment dari owners / kapal

      6.   Master Cable

      7.   ISSC (International Ship Security Certificate) dari kapal

      8.   Ship Particulars dari owners / kapal

      9.   Crew List dari kapal

      10. Manifest dan copy B.L.

b.   Dokumen yang disiapkan pada saat kapal tiba di pelabuhan :

      1.  Crew List

      2.  Crew Personal Effect

      3.  Voyage Memo

      4.  Ammunition List atau Dangerous Cargo List

      5.  Store List dan Provision List

c.   Dokumen yang disiapkan pada saat keberangkatan kapal :

      1.   Sailing Declaration dari karantina dan Quarantine Clearance

      2.   Cargo Manifest dan copy B.L.

      3.   Port Clearanace Out (SIB)

      4.   Immigration Clearance

      5.   Custom Clearance

H.    Tata Cara Mendapatkan D.O.

Consignee atau EMKL yang ditunjuk untuk dapat mengeluarkan barangnya dari pelabuhan harus mengurus D.O.. Dapat menukarkan B.L asli atau bila belum ada B.L. asli maka harus menyerahkan jaminan.

1.      Penukaran D.O. dengan B.L. asli.

Consignee / EMKL menyerahkan salah satu lembar B.L. asli untuk ditukar dengan D.O. Bila lebih satu lembar B.L. asli maka yang lainnya tidak berlaku. Dalam prakteknya sering terjadi bank atau agen meminta seluruh lembar asli agar diserahkan dengan maksud demi keamanan terutama kalau terjadi perpindahan kepemilikan barang.

2.      Penebusan D.O. tanpa B.L. asli.

Consignee / EMKL harus menyerahkan jaminan pribadi, jaminan perusahaan, jaminan bank.

a.       Jaminan Pribadi (dapat diterima untuk Recta B.L.).

Jaminan diberikan oleh pihak yang tercantum namanya sebagai penerima, yang harus dibuktikan dengan bukti identitas diri (harus sesuai).

b.      Jaminan Perusahaan.

Diberikan oleh pihak yang namanya tercantum sebagai penerima  atau dalam to order of Bank B.L. tercantum sebagai Notify Address Company Guarantee dapat diterima hanya apabila perusahaan yang memberikan jaminan sudah diketahui dengan baik bonafiditas dan kredibilitasnya.

c.       Jaminan Bank

Adalah jaminan oleh Bank yang namanya tercantum sebagai pihak yang akan memberikan order penyerahan barang (to order of Bank)

Ada beberapa kemungkinan :

1.      Bank memberikan jaminan kepada pelayaran untuk menyerahkan B.L. asli setelah dokumen tersebut diterima oleh bank. Jaminan seperti ini dapat diterima untuk barang Pemerintah dan jaminan diberikan oleh bank Pemerintah.

2.      Bank memperkuat jaminan yang diberikan Consignee yang isinya menyatakan bahwa Shipment bersangkutan tersebut benar di-import melalui bank tersebut dan bank berjanji untuk menyerahkan B.L. asli setelah diterima oleh bank

3.      Bank mengambil alih tanggung jawab consignee seperti dijanjikan consignee yaitu :

·         Bank akan memberikan ganti rugi seperti yang dijanjikan oleh consignee bila terjadi kesalahan penyerahan barang. Besarnya ganti rugi disebutkan dalam Surat Jaminan

·         Bank juga berjanji untuk menyerahkan B.L asli setelah dokumen tersebut diterima oleh bank

·         Yang harus diperhatikan dalam surat jaminan bank adalah tanggal berlakunya surat jaminan tersebut. Klaim yang terjadi karena kesalahan penyerahan barang hanya dapat diajukan selama jangka waktu surat jaminan tersebut masih berlaku.

I.       Kekurangan dan Kerusakan Barang

Salah satu tugas agen adalah mengurus muatan kapal, termasuk bila terjadi kekurangan atau kerusakan barang.

Tata cara  mengurus kekurangan atau kerusakan barang :

1.      Bukti Kekurangan Barang

Dikeluarkan oleh gudang bila pada waktu penyerahan terjadi kekurangan jumlah barang bisa disebut ”Bukti Kekurangan Sementara” yang ditanda tangani kedua belah pihak. Kemudian dokumen tersebut diserahkan kepada agen  untuk diganti dengan Bukti Kekurangan (Notice of Shortage).

Dalam keterangan tersebut harus menyebutkan :

”PADA WAKTU DISERAHKAN KEDAPATAN.....”.  Karena bila tidak tahu persis jumlah barang tersebut pada waktu pemuatan atau pengisisan container.

2.      Bukti Kerusakan / Bukti Pendapat

Bila pada waktu penyerahan terjadi kerusakan maka diadakan pemeriksaan bersama (Joint Survey) yang disaksikan oleh penerima, gudang dan pelayaran. Hasilnya dituangkan dalam Joint Survey Report dan selanjutnya oleh agen dibuat Survey Report, jangan lupa menyebutkan :

a.       ”Sebelum dibongkar, pada waktu dibongkar”

b.      ”Sebelum diserahkan, pada waktu diserahkan”

c.       Dan  ”KEDAPATAN ..........”

J.       Klaim Barang

1.  Shipper harus memberitahukan secara tertulis kepada agen bila terjadi kerusakan atau kekurangan barang di pelabuhan bongkar pada waktu :

a.       Sebelum atau pada saat barang dikeluarkan oleh penerima

b.      Tiga hari setelah barang diambil, bila kerusakan tidak diketahui ketika dibongkar

c.       Pemberitahuan / pernyataan tertulis tidak diperlukan bila sudah diadakan Joint Survey yang dituangkan dalam Joint Survey Report

2.      Pihak yang dapat mengajukan klaim adalah :

a.       Consignee yang tercantum dalam B.L.

b.      Shipper bila B.L. belum diendorse.

c.       Pihak lain yang diberi wewenang untuk menjadi pemilik B.L. dengan cara diendorse.

d.      Perusahaan asuransi yang menanggung barang, dimana shipper / consignee telah memindahkan haknya (Subrogate) kepada perusahaan asuransi.

3.      Prosedur pengajuan klaim

Sebaiknya dilakukan ditempat kejadian

a.       Claimant melihat dan membicarakan dengan pengangkut / agen tentang besarnya kerusakan atau kehilangan, sedapat mungkin ditempat kejadian

b.      Jika belum mendapat kepuasan maka claimant dapat melaksanakan melalui jalur hukum atau pengadilan atau menunjuk arbitrator yang disepakati kedua belah pihak. Biasanya disebut didalam clausul di B.L.

4.      Batas waktu pengajuan klaim :

a.       Dalam waktu satu tahun setelah penyerahan barang dalam hal klaim kerusakan

b.      Dalam waktu satu tahun dimana barang seharusnya diserahkan dalam hal klaim kehilangan

Menurut  HAGUE VISBY RULES  waktu pengajuan klaim dapat diperpanjang bila kedua belah pihak menyetujui

5.      Dasar pegajuan klaim

Pengangkut bertanggung jawab untuk menyerahkan barang dalam jumlah dan kondisi sama seperti pada waktu diterima. Jadi kerusakan dan kehilangan barang yang terjadi sejak barang diterima sampai dengan barang diserahkan menjadi tanggung jawab pengangkut, sedangkan pengangkut dapat membebankan kepada pihak terkait: kapal, PBM

6.      Jenis klaim

Klaim yang dapat diajukan kepada pengangkut adalah :

a.       Klaim kerusakan yang merupakan ganti rugi karena barang diserahkan dalam keadaan rusak (Damaged Cargo)

b.      Klaim kekurangan yang merupakan tuntutan ganti rugi atas tidak diserahkannya sejumlah barang (Except / Short Delivery)

c.       Hal-hal lain seperti kelambatan penyerahan barang tidak dapat dituntut kepada pengangkut

7.      Dokumen pendukung klaim

Pada waktu mengajukan surat permohonan klaim, maka claimant harus menyertakan dokumen pendukung sebagai berikut :

a.       Bukti kekurangan atau kerusakan

b.      Copy B / L

c.       Packing List

d.      Invoice Pembelian Barang

e.       Polis Asuransi

f.       Surat Tuntutan yang menyebutkan jumlah nominal tuntutannya

8.      Penelitian klaim.

Berdasarkan Surat Permohonan Klaim yang masuk, pengangkut mengambil langkah-langkah sebagai berikut :

a.       Menyelidiki kebenaran adanya kekurangan / kerusakan barang berdasarkan berita acara kejadian, surat jalan, tally sheet, D.O., bukti kerusakan / kekurangan, photo : bay plan / stowage plan

b.      Menyelidiki dimana terjadinya kerusakan / kehilangan barang, apakah terjadi selama barang berada dalam penguasaan pengangkut ?

-          Diselidiki sejak barang mulai masuk gudang, stuffing luar atau stuffing dalam, berapa lama ditimbun di gudang / lapangan

-          Sebelum muat dan selama proses muat

-          Dalam pelayaran, ombak besar, kebocoran kapal

-          Sebelum bongkar dan sepanjang proses bongkar

-          Ditempat penumpukan sebelum keluar sampai dengan proses penyerahan

 c.       Apakah kerusakan / kehilangan barang terjadi sebagai akibat dari kesalahan pengangkutan atau pihak lain

d.      Kejadian diluar kekuasaan pengangkut (Force Majeure) kesalahan pemilik barang, kelemahan pengemasan (packing), kerusakan yang disebabkan oleh sifat barang itu sendiri

9.      Force Majeure

Pengangkut dibebaskan dari tanggung jawab kerusakan / kehilangan barang jika merupakan akibat dari kejadian diluar kontrol manusia (Force Majeure). Misalnya : gempa bumi, bencana alam, peperangan, huru-hara, kebakaran, pemogokan, larangan kerja, penyitaan oleh pemerintah dan kebijakan pemerintah

10.  Nilai klaim

a.       Besarnya kerugian yang diderita oleh pemilik barang sesuai harga barang yang rusak / hilang. Harga barang adalah harga jual barang ditempat tujuan pada waktu barang diserahkan

b.      Berdasarkan maximum liability pengangkut sebagaimana diatur dalam KUHD atau Konvensi Internasional

c.       Berdasarkan saran dari Protection & Indemnity Club (P&I Club)

d.      Berdasarkan pertimbangan komersil dalam rangka memelihara pelanggan (ex gratia payment)

11.  Tanggung jawab maximum (Maximum Liability)

Adalah jumlah terbesar yang harus ditanggung oleh pengangkut bila terjadi kerusakan / kekurangan  barang yang diatur dalam konvensi internasional sebagai berikut :

a.       HAGUE RULES 1924                                   £  100              per-Kg

b.      HAGUE VISBY RULES 1968                     2,00  SDR       per-Kg

666,67 SDR    per-Kg

c.       HAMBURG RULES 1928                            2,5  SDR         per-Kg

835 SDR         per-Kg

d.      COGSA 1936 (USA)                                     US $ 500         per-Kg

e.       Sesuai perjanjian dalam clausul di B.L.                                 

SDR (Special Drawing Right) adalah satuan uang yang mengacu pada harga emas secara berkala setiap 1 atau 3 bulan. IMF akkan mengeluarkan SDR. Saat ini (Juli 2007),  1 SDR  =  US $ 1,44 . Satuan tukar ini disebut Units of Accounts

12.  Penolakan klaim oleh pengangkut

Carrier dapat menolak klaim dari Shipper maupun Consignee dengan alas an sebagai berikut :

a.       Unseaworthy Packing

b.      Unclean Bill of Lading

c.       Clean B.L. karena ditutup oleh Letter of Indemnity

d.      Expiration of Claim Period

e.       Natural Loss, terutama barang-barang yang dapat susut sendiri

f.       Voice Proper (Inherent Vice), yaitu barang-barang yang dapat rusak sendiri. Seperti : buah, kentang, telur dan lainnya yang cepat/mudah membusuk

g.      Unpacked Cargo

h.      Leakage

i.        Pilferage atau karena pencurian

j.        Fragile Cargo atau barang yang mudah pecah

-          Bila barangnya diasuransikan, klaim harus diajukan dalam waktu 21 hari setelah pembongkaran. Bila lewat maka Polis menjadi kadaluwarsa.

-          Dokumen pendukung proses barang yang diasuransikan :

1.      Polis Asli Asuransi atau cover note asli kalu Polis belum keluar

2.      Bukti Kekurangan (Short Delivery List) atau Except Bewijs (EB) dan Bukti Kerusakan (Damaged Cargo List) bila ada kerusakan

 13.  Penyelesaian klaim

1. Bila ada perbedaan pendapat antara pemilik barang dengan pengangkut, maka diadakan negosiasi untuk mendapat Compromised Settlement
2. Untuk mencegah waktu klaim yang max. 1 tahun, Claimant mengajukan perpanjangan waktu. Biasanya pengangkut memberi 1 sampai dengan 3 bulan.
3. Bila sudah ada kesepakatan maka claimant menandatangani Claim Release yang isinya merupakan penyelesaian akhir.
4. Bila timbul klaim yang sama dari pihak lain, akan menjadi tanggung jawab claimant
5. Setelah Claim Release dikeluarkan lalu ditanda tangani claimant kemudian dikembalikan ke pengangkut, klaim dapat dibayar