Trading Documents

Trading Documents
One of the duties of the ship's agency is related to the supervision of documents, both ship documents and trade documents.
Commonly used shipping documents are:
1. Bill of Lading (B.L) or a concession
Is a shipping document that serves as:
a. Proof that the goods have been loaded on board.
b. Document of Title.
c. Contract of Affreight.
d. Transfers Document.
e. If only addressed to the recipient then this B.L including Non Negotiable, whereas if traded B.L is called Negotiable.
2. Sea Way Bills
Is a replacement for Ocean B.L which is now considered inadequate anymore. Way Bill can not be traded (Non Negotiable) and made for the Consignee mentioned therein. Consignee can pick up items by showing this Way Bill.
The advantages of using Way Bill are:
a. Consignee can take his item without Way Bill, as long as it can show his identity. Wearing traditional B.L will not be possible, this can lead to complications due to delayed receipt of goods.
b. Can be done in the delivery between contacts, where there is no financial risk.
c. Can also be done when there is mutual trust in merchandise shipments.
3. Manifest
a. Cargo manifest is a document that informs the amount of cargo on the ship for each port of destination.
b. Freight manifest explains about freight, surcharge etc.
c. Manifest is prepared by agent / representative of carrier but can also be done by freight forwarder if it has to deal with Customs and Port Officer.
4. Shipping Note
a. It is a document created by Shipper addressed to Carrier to book a charge
b. It is a sign of Shipper's commitment to leave his cargo and also be used to prepare B.L
5. Delivery Order (D.O)
Is a document issued by the ruling party store goods. In obtaining D.O., Consignee has paid: freight, port charges (THC, Storage, Dock, OPP / OPT)
6. Mate's Receipt
It is a receipt document from the carrier to certify that the goods have been received on board which serves to exchange B.L.

Besides the main document there are also additional documents / forms in the supervision of ship operations as they are undertaken by stevedoring and warehousing documents.
7. B / M Ship Report
a. For Stevedoring
1. Pre Arrival Meeting Form (PAM) to report on the implementation and conclusion of meeting result
2. Per-ship operational evaluation report
3. B / M report per ship
4. Operational reports of ships
5. Statement of Facts (SOF)
6. Notice of Readyness (NOR)
7. Claim Report
8. Report of Overcarried Cargo and Shortage Cargo (not party)
9. Tally Sheet B / M, Stowage Plan, Bay Plan.
b. For Warehousing
1. Forms set by PT. Pelindo (PPKB, SPKBM, KUB etc)
2. CLL / CDL, EIR, Tally Sheet Out / Incoming Goods, Letters Road
3. Statement of Damaged Cargo, List of Short / Over Landed Cargo

Dokumen Perdagangan
Salah satu tugas keagenan kapal adalah berkaitan dengan pengawasan dokumen, baik dokumen kapal maupun dokumen perdagangan.
Dokumen pelayaran yang umumnya digunakan adalah :
1.      Bill of Lading (B.L) atau konosemen
Adalah dokumen pelayaran yang berfungsi sebagai :
a.       Bukti bahwa barang telah dimuat di kapal.
b.      Dokumen hak milik dari pemilik barang (Document of Title).
c.       Kontrak angkutan (Contract of Affreightment).
d.      Dokumen jual-beli (Transferable Document).
e.       Bila hanya ditujukan kepada penerima maka B.L ini termasuk Non Negotiable, sedangkan bila diperdagangkan B.L ini disebut  Negotiable.
2.      Sea Way Bills
Adalah pengganti Ocean B.L yang sekarang ini sudah dianggap tidak memadai lagi. Way Bill tidak dapat diperdagangkan (Non Negotiable) dan dibuat untuk Consignee yang disebut didalamnya. Consignee dapat mengambil barang dengan menunjukkan Way Bill ini.
Keuntungan memakai Way Bill adalah :
a.       Consignee dapat mengambil barangnya tanpa Way Bill, asal dapat menunjukkan identitasnya. Memakai B.L tradisional tidak akan mungkin, hal ini dapat menimbulkan komplikasi karena keterlambatan penerimaan barang.
b.      Dapat dilakukan dalam pengiriman antar kenalan, dimana tidak ada resiko financial.
c.       Juga dapat dilakukan bila sudah ada saling kepercayaan dalam pengiriman dagangan.
3.      Manifest
a.       Cargo manifest merupakan dokumen yang menginformasikan tantang jumlah muatan di kapal untuk setiap satu pelabuhan tujuan.
b.      Freight manifest menerangkan tentang freight, surcharge dll.
c.       Manifest disiapkan oleh agen / perwakilan pengangkut namun dapat juga dikerjakan oleh freight forwarder bila harus berhubungan dengan Bea Cukai dan Pejabat Pelabuhan.
4.      Shipping Note
a.       Merupakan dokumen yang dibuat oleh Shipper ditujukan kepada Carrier untuk membooking muatan
b.      Merupakan tanda komitmen Shipper untuk meninggalkan muatannya dan juga digunakan untuk mempersiapkan B.L
5.      Delivery Order (D.O)
Adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak yang berkuasa menyimpan barang. Didalam mendapatkan D.O., Consignee telah melunasi : freight, biaya-biaya pelabuhan (THC, Storage, Dermaga, OPP / OPT)
6.      Mate’s Receipt
Adalah dokumen tanda terima dari pengangkut untuk menyatakan bahwa barangnya telah diterima di kapal dimana berfungsi untuk menukarB.L.

Disamping dokumen utama tersebut terdapat juga dokumen / formulir tambahan dalam pengawasan operasional kapal sewaktu dikerjakan oleh stevedoring dan dokumen-dokumen pergudangan.
7.      Laporan B/M Kapal
a.       Untuk Stevedoring
1.      Formulir Pre Arrival Meeting (PAM) untuk melaporkan pelaksanaan dan kesimpulan hasil meeting
2.      Laporan evaluasi operasional per-kapal
3.      Laporan B/M per-kapal
4.      Laporan operasional kapal-kapal
5.      Statement of Facts (SOF)
6.      Notice of Readyness (NOR)
7.      Laporan Claim
8.      Laporan Overcarried Cargo dan Shortage Cargo (bukan partai)
9.      Tally Sheet B/M, Stowage Plan, Bay Plan.
b.      Untuk Pergudangan
1.      Formulir-formulir yang sudah ditetapkan oleh PT. Pelindo (PPKB, SPKBM, KUB dll)
2.      CLL / CDL, EIR, Tally Sheet keluar/masuk barang, Surat Jalan
3.      Statement of Damaged Cargo, List of Short / Over Landed Cargo